Faza 1: Priprema i planiranje postupaka JN

Aksis.Nabava podržava efikasnu i preciznu izradu godišnjeg plana javnih nabava.

Bilo da Vaša organizacija provodi samo specifičnu, zajedničku, jednostavnu ili središnju nabavu Aksis.Nabava digitalizira proces prikupljanja količinskih potreba za sve (pod)organizacijske cjeline ili odjele kroz sustav po stavci plana.

Svaki artikl ili usluga određuju se unutar sustava kroz definirajuće parametre (naziv, tehnički opisi i sl.) kao “interni artikl”.

Pri potpisivanju ugovora/okvirnog sporazuma interni artikli se povezuju sa konkretnim artiklima/uslugama dobavljača te se automatski raspoređuju količine prema iskazanim potrebama svakom odijelu/organizacijskoj jedinici.

Na ovaj način omogućuje se višedimenzionalno praćenje izvršenja ugovora od iskazanih potreba do realizacije ugovora te efikasnog i odgovornog raspolaganja resursima.

 

Faza 2: Provodenje postupaka JN

Jedan od ključnih te ujedno i vremenski najzahtjevnijih procesa JN je izrada velikog broja standardiziranih dokumenata sa ponavljajućim informacijama. Većina organizacija se u ovoj fazi oslanja na manualni proces gdje je mogućnost nenamjerne greške velika.

Aksis.Nabava znatno ubrzava proces, smanjuje mogućnost greške pritom pazeći na apsolutnu zakonsku regulativu i suglasnost sa Zakon o javnoj nabavi (Narodne novine br. 120/2016) - ZJN 2016 i pripadajućim izmjenama.

Umjesto pretraživanja baze dokumenata iz prethodnih natječaja te manualne prilagodbe, sustav omogućuje unos neograničenog broja dokumenata obrazaca. U obrascima ponavljajuće se informacije povezuju sa “ključnim riječima” te se prilikom generiranja potrebnog dokumenta automatski povezuju sa informacijama prikupljenim u prethodnim fazama postupka (npr. u planu nabava, zahtjevu za pokretanje postupka, unosa ponuda, itd.).

Ugovori i ostali dokumenti se generiraju iz zahtjeva za javnu nabavu, automatski pritom povlačeći svaku unesenu vrijednost iz zahtjeva ili drugog e-dokumenta. Drugim riječima, cjelokupan sustav je parametriziran i moguće je aktivno upravljati parametrima bez potrebe ponovnog unosa.

 

Faza 3: Izvršenje i praćenje ugovora

Jedna od najbolnijih točaka procesa JN je materijalno i financijsko praćenje izvršenja ugovora i okvirnih sporazuma. Zbog (većinski) manualnih procesa otežano je izvještavanje te kontrola dobavljača.

Aksis.Nabava omogućava uvid u izvršenje ugovora/okvirnih sporazuma u realnom vremenu, gdje je jasno definirana uloga i odgovornost svake organizacijske jedinice/odijela čime se povećava disciplina i delegiraju zadatci praćenja i nadzora ugovora do svakog pojedinog korisnika u sustavu, ovisno o zaduženju.

Hijerarhijski najviša jedinica ili odijel ima cjelokupnu kontrolu i uvid u sve dijelove procesa i sustava uz mogućnost analize po svim parametrima (npr. organizacijska cjelina, period, procijenjena vrijednost, dobavljač, artikl itd.). Dodatno, analiza se može provoditi i na razini pojedinog artikla i/ili usluge, npr. možemo saznati koliko je određeni dobavljač isporučio količina pojedinog artikla i/ili usluge, po kojoj cijeni te u kojem roku.

 

Uz efikasno i jednostavno praćenje i kontroliranje procesa JN, ocjene i kontrole dobavljača, financijske analize ostvarenih ugovora, mogućnost pozivanja prethodno uspješno provedenog postupka te mnogi drugi elementi značajno utječu na kvalitetu poslovanja Vaše institucije te odgovornog i transparentnog raspolaganja javnim financijama. Uz sustav Aksis.Nabava će i “male” institucije koje nemaju kapacitet/potrebe tima za javne nabave moći kvalitetno pripremiti i provesti postupak te pratiti izvršenje ugovora.

 

 

Koji su benefiti implementacije Aksis.Nabava za Vašu instituciju?

services-1

Uštede i bolje financijsko planiranje

  • Preciznije planiranje javnih nabava
  • Precizna eksploatacija ugovora prema dogovorenim rokovima, količinama te financijskoj vrijednosti
  • Kvalitetnije te precizno praćenje realizacije Okvirnih sporazuma
  • Zntna ušteda vremena kroz automatizaciju jednostavnih nabava
  • Ušteda financijskih sredstava kroz kvalitetniji nadzor isporuke dobara nabavljenih kroz javnu nabavu
  • Odgovorno upravljanje javnim sredstvima uz punu transparentnost
  • Visoka kontrola dobavljača te nižih organizacijskih cjelina

Uvijek suglasni sa zakonom

  • Suglasnost sa zakonom o JN i pripadajućim izmjenama
  • Praćenje izvršenja ugovora u realnom vremenu po ugovoru, organizacijskoj jedinici i/ili CPV kodovima
  • Minimiziranje mogućnosti greške prilikom manualnog ispunjavanja dokumentacije koja može rezultirati poništavanjem postupka
zakon
services-2

Efikasna organizacija i komunikacija

  • Digitalizacija  manualnih procesa
  • Smanjenje papirologije, odnosno prelazak na digitalnu organizaciju dokumenata
  • Mogućnost inspekcijskog i revizijskog nadzora s udaljene lokacije, analiza i izvještavanje informacija nadležnim tijelima unutar dva klika
  • Komunikacija s dobavljačima i izvršenje ugovora kroz sustav
  • Integracija sa e-računom
  • Jasno definirana hijerarhijska struktura i pripadajuće ovlasti

Započnite digitalizaciju već danas!